Çizimlerin ve tasarım belgelerinin yönetimi, üretim yapan kurumların teknik ve Ar-Ge birimlerinin önemli parçalarından biridir. Her kurumda, tüm departmanların aynı yöntemi izleyebilmesi için teknik çizimler belirli kurallar, standartlar ve yönergeler temel alınarak yapılır. Çizim başlığı (antet), sayfa numarası, kısaltmalar, revizyon tarihleri, hazırlayanın bilgileri ve belgenin onay durumu gibi bilgiler çizime doğru bir şekilde kaydedilmelidir. Çizimlerin sayısı arttıkça, bu unsurları geleneksel yöntemlerle kontrol etmek zor, zaman alıcı ve insan hatasına açık hale gelir.
Kurumsal kodlama sistemi, üretim organizasyonlarında kalemlerin ve parçaların tanımlanması ve kataloglanmasındaki en temel unsurlardan biridir. Bu sistem, kurum genelinde her bir malın veya parçanın belirgin ve net bir tanımlayıcı ile kaydedilmesine ve yönetilmesine yardımcı olur. PLM ve ERP projelerinde, kodlama yapısının tasarımı ve onaylanması projenin çok erken aşamalarında yapılmalıdır. Veri ve belgeleri sisteme girmeden önce, tüm organizasyon genelinde kalemleri kaydetmek, sınıflandırmak ve kontrol etmek için birleşik bir çerçeveye ihtiyacımız vardır.
PLM sistemlerinde zamanla, bir organizasyonda kayıtlı bilgi hacmi ile belge, parça ve veri sayısı önemli ölçüde artar. Bu tür koşullarda gerekli bilgilere hızlı erişim kritik hale gelir. Bu veri hacmini yönetmenin en iyi yollarından biri kesin arama ve indeksleme araçlarını kullanmaktır. Bu özellik, kullanıcıların doğru ve gerekli bilgilere daha kısa sürede erişmesine yardımcı olur.